Pojasnimo, kaj je nadzor v administraciji in katere so faze procesa nadzora. Poleg tega vrste upravnega nadzora.
Kaj je nadzor v administraciji?
V znanosti oupravljanje, govorimo o nadzoru, da se nanašamo na eno od glavnih upravnih funkcij, skupaj z načrtovanje, organizacija in naslov, ki je odgovoren za zagotovitev, da dejanja organizacija se izvajajo po načrtu ali ocenijo učinkovitost dobljenih rezultatov, to je njihovo stopnjo bližine pričakovanemu idealu.
Administrativna dinamika nadzora običajno pomeni pridobitev informacije glede poslovnega procesa in rezultatov ter uporabe popravkov, ki so pomembni za odpravo napak in povečanje učinkovitosti.
Gre za mehanizem povratne informacije organizacijskega sistema, ki je odvisen od delovanja treh prejšnjih korakov, predvsem načrtovanja, faza, kjer so pričakovanja in cilji. V teoriji bo organizacija, katere procesi in rezultati so bližje načrtu, veliko učinkovitejša od tiste, ki zaide s tira.
Kontrolni procesi torej omogočajo ne le merjenje organizacijske uspešnosti, temveč tudi natančno določitev idealnih standardov kakovosti za to ter vrednotenje in sprejemanje ustreznih korektivnih ukrepov.
Idealen nadzorni proces mora biti v tem smislu ekonomičen, fleksibilen in preventiven, vendar se mora, kot smo že omenili, odzivati na cilji organizacijske postavitve.
Kontrolni proces (faze)
Faze kontrolnega procesa so običajno naslednje:
- 1. faza: Vzpostavitev standardov. V tej začetni fazi so merilni ali ocenjevalni parametri izpopolnjeni in definirani, brez katerih bi bilo nemogoče vedeti, kako dobro ali slabo je izdelek. To pomeni štiri vrste standardov: količino (obseg proizvodnje, količina zalog itd.), kakovost (natančnost, doseganje izdelek), čas (čas izdelave) in stroški (prodajni stroški, proizvodni stroški, itd.).
- 2. faza: Ocena uspešnosti. Pravilno merjenje organizacijskih procesov.
- Faza 3: Primerjava zmogljivosti. Pričakovane marže uspešnosti se primerjajo s pridobljenimi, primerjajo se z začetnimi standardi, da se določi meja uspešnosti ali napake.
- Faza 4: Popravni ukrep. A poročilo To beleži vse našteto in izvaja potrebne ukrepe za izboljšanje ali izpopolnitev procesa, na primer ugotavljanje, na kateri ravni poslovne strukture so težave in kakšne so njihove možne rešitve.
Vrste upravnega nadzora
Tekoči nadzor se izvaja skozi celoten poslovni proces.
Obstajajo naslednje vrste administrativnega nadzora:
- Predhodna kontrola ali predkontrola. Pred dejanjem zagotovijo, da se odziva na vire (ljudi, materialno in finančno) načrtovano. To vključuje prepoznavanje predvidenih finančnih stroškov, predvidevanje dejavnosti, ki jih je treba izvesti, in predvidevanje, koliko bo stalo njihovo izvedbo.
- Vodstveni ali vodstveni nadzor. Znane so kot kontrole napredka ali kibernetične kontrole in spremljajo potek organizacijskih procesov, preden se končajo, da imajo čas za ukrepanje ali prisilijo spremembo poti. Te kontrole delujejo samo, če imate ustrezne povratne informacije.
- Trenutni nadzor. Ta nadzor se izvaja skozi celoten poslovni proces, torej hkrati, ko potekajo, s strani menedžerjev ali samega operativnega osebja.
- Nadzor po objavi. Izvajajo se, ko je produktivno dejanje končano, in so podane za nazaj, pri čemer se oceni celotno pot in izvleče sklepi pomembno za to, kaj je šlo dobro in kaj ne. Nato se zbere poročilo, ki služi nadaljnjemu upravljanju in nagrajevanju ali spodbujanju delavci.