Pojasnimo, kaj je akcijski načrt v poslovnem svetu, njegovo funkcijo in značilnosti. Tudi kako narediti akcijski načrt.
Kaj je akcijski načrt?
V poslovnem svetu je akcijski načrt ali strateški načrt znan kot administrativno ali upravljavsko orodje, prek katerega a organizacija (ali včasih posameznik) začrta najboljšo pot do svojega dosežka cilji. To so celoviti in podrobni načrti na različnih ravneh, v katerih so določeni specifični cilji, sredstva, potrebna za njihovo izpolnjevanje in končno aktivnosti, potrebne za njihovo uresničitev.
Najboljši način za razumevanje akcijskega načrta je kot načrt, to je a diagram kako priti do cilji Predlogi: tako kot obstaja več poti do cilja, je mogoče izbrati tudi različne poti za doseganje ciljev organizacije.
Pomen tovrstnih orodij je v tem, da organizirajo prizadevanja in omogočajo ustrezno načrtovanje, kar zmanjšuje stopnjo napake ter potencialno izgubo energije in virov.Poleg tega so ti načrti v skladu s predpostavko, da se večji problem razdeli na majhne in dosegljive cilje, nehote se premika proti globalnemu cilju in se izogne paralizi.
Značilnosti akcijskega načrta
Ni enotnega načina izdelave akcijskih načrtov, saj so običajno prilagojeni razmeram in potrebam posamezne organizacije. Na splošno pa je za vsak akcijski načrt značilno:
- Na podlagi opredeljenih ciljev predlaga možno pot (ali več) proti uspeh (dolgoročno), razčlenitev na manjše enote in dosegljiva kratkoročno in srednjeročno.
- Imeti mora visoko stopnjo podrobnosti v smislu opisa ukrepov, potrebnih za dosego cilja: potrebnih sredstev, predvidenega časa, prednostnih nalog itd.
- Je specifičen, kolikor se odziva na dano situacijo; Če se bo realna slika nekoliko spremenila, bo treba spremeniti tudi akcijski načrt. V nasprotnem primeru boste na polju improvizacije in nepredvidenih dogodkov.
- Običajno ga spremljajo grafični ali vizualni prikazi, kot npr diagrami poteka, sheme, organizacijske sheme, itd
Kako narediti akcijski načrt?
Čeprav ni enotnega načina za razvoj akcijskega načrta, ga je mogoče razdeliti na šest glavnih korakov, ki jih je treba izvesti, da bo akcijski načrt uspešen. In to so:
- Pravilno definiraj cilji. Pregovor pravi, da veter nikoli ne zapiha v prid tistim, ki ne poznajo svoje usode. To pomeni, da če ne vemo, kaj želimo doseči, bo nemogoče zares doseči uspeh. Tako da bo izhodišče vsakega akcijskega načrta vedno postavljanje dosegljivih, konkretnih in specifičnih ciljev na dolgi, srednjeročni in kratkoročni rok.
- Dvignite in izberite strategije. Možnih poti do istega cilja je veliko in da bi izbrali tisto, ki najbolj ustreza našim potrebam, našim ritmom in našim virom, moramo najprej pretehtati vse možne poti. Ko je štetje opravljeno, lahko postopoma zavržemo tiste, ki niso uporabni ali niso izvedljivi, dokler ne najdemo svoje najustreznejše strategije.
- Določite naloge in jih razvrstite. Strategija ni nič drugega kot možna pot, torej abstraktno začrtana pot, ki bo ob udejanjanju v praksi povzročila niz specifičnih nalog. Te naloge segajo od pridobivanja manjkajočih virov, njihove organizacije in uporabe do revizije ali nadzora, potrebnega za odločanje. Pomembno bo opredeliti, katere naloge so potrebne za skladnost s strategijo in jih nato razvrstiti kot nujne, pomembne in pogoste.
- Naredite Ganttov grafikon. To orodje, znano tudi kot "Ganttov grafikon", vam bo pomagalo določiti začetni in končni čas vsakega opravila ter časovna obdobja, potrebna za pregled. Konec koncev, nobene naloge ni mogoče odlagati v nedogled.
- Imenovati voditelji in odgovoren. Vsaka organizacija pomeni a hierarhijo, torej veriga menedžerjev, ki morajo vsako nalogo koordinirati in potiskati naprej. Ne gre za imenovanje šefov, temveč za delegiranje pooblastil, da ne bi bilo »ozkih grl«, ki upočasnjujejo odločanje.
- Izvedite načrt. Zadnje poglavje vsakega načrta je seveda delo. To ne pomeni le spoštovanja tistega, kar je določeno v načrtu, temveč tudi preverjanje z dinamiko kontrole in nadzora, ali je izdelan načrt pravilen, in če ni, ga je mogoče pravočasno popraviti.